英語商務信函寫作的構思工具及範例分析
[摘要] 隨着我國國際貿易的發展，各種涉外合同、協議、通知等英語商務信函日益增多。無論對個人還是企業來説，一封優秀得體的商務信函會給您的同事、供應商和客户留下良好的第一印象，有助於商務活動的成功進行。本文提出一個英語商務信函構思工具來輔助寫信者對信函進行構思，把握住信函的內容和着重之處。並結合範例進行分析。
[關鍵詞] 商務信函 構思 訂貨 確認訂購
一、引言
英語作為國際通用的商務語言，對其溝通交流技巧的掌握程度逐漸成為體現企業文化和素質的前沿準繩。無論對個人還是企業來説，一封優秀得體的商務信函會給您的同事、供應商和客户留下良好的第一印象。隨着全球經濟一體化進程的不斷髮展，世界範圍內的經濟合作與交流也在不斷增多。人們不可能跟自己的貿易伙伴一一親自會面協商。而且我們常常需要將自己的貿易伙伴做出的各種承諾變成有籍可查的文字記錄。這時商務信函就成了取代親自拜會的一種便宜有效的溝通媒介。 我們給貿易伙伴的每一封信都代表着自己所在公司的形象，顯示着公司的水平和實力。“一封好的商務信函有助於促進和發展同客户的關係，在促進達成新的業務方面起着積極的作用。”（摘自《丹尼爾·肯尼迪方法：推銷信創造的奇蹟》）
二、英語商務信函構思工具
在書寫信函之前，列出一份清單或者劃出一個提綱將有助於筆者完成一份有效成功的商務英語信函。先設想一下你的讀者對你寫的內容有何反應，這將影響到如何組織你的行文。在此，筆者提出以下一個英語商務信函構思工具來構思寫信者的文章。該構思工具包括以下7點：
do you know about the reader (his or her background) 你對讀者瞭解多少（她或他的背景）
many times have you already discussed this topic with the reader 這個話題你已經和讀者討論過多少次了
r從未 一次 than once多次
does the reader want to know 讀者希望瞭解什麼
do you want the reader to know 你希望讀者瞭解什麼
will the reader’s reaction be to the points 讀者對這些問題會作出什麼反應
News好消息ly interested略感興趣
fferent 無動於衷 News壞消息
d on thereader’s reaction, what type of letter will you send 根據讀者的反應，你會寄出什麼樣的信函
rmation信息 News壞消息 uasion勸説
do you want the reader to do after he or she is finished reading你希望讀者讀完信後做些什麼
根據以上7個方面，仔細考慮寫信的目的和寫這份信件應該符合的注意事項和要求。然後，列出逐個考慮後應對的方案和措施內容。接着，針對所列出的要求尋找到答案或者對象，確認自己是否有足夠的條件和能力來達成。努力做到信函的精確度，清晰度，避免使用模稜兩可，可能導致歧義的詞句，禁忌使用陳詞濫調。這個構思工具可以視為一份引導性的提綱，輔助其書寫商務信函，把握住信函的內容和着重之處。
三、範例分析
下面筆者以英語商務信函中最常見的訂貨信及其相應的回覆為例，來進行範例分析。
範例1：訂貨信An Order Letter
假設A公司看過B公司的樣品後，很滿意，打算訂購一批B公司生產的商品。這封訂購信的構思如下：
1.先表述感激之意後再訂購。
2.看了對方樣品之後認為皮鞋的質量和工藝都符合要求，因此樂於訂購。
3.確認訂購之後對數量、規格、價錢等都要有詳細説明。
4.向供貨商索取促銷資料(sales promotional literature)，這也是訂貨方通常的做法，尤其在貨品不被當地市場所熟悉時。
5.要求對方接受他們通常的付款方式(usual terms of payment)，即見票後30天付款。並告知對方若首批訂購令人滿意，可望繼續訂貨。
根據構思，寫出如下的訂貨信：
Dear Sirs,
Thank you for your speedy quotation for women’s leather shoes，and also for the samples of October 5．
Having looked over your samples，we found both the quality of the leather used and workmanship are up to our requirement and we would like you to send us the following quantities at once：
400 pairs of women’s leather shoes in black color
Size：No.28 each pair at US$1 0 CIF Jakarta
300 pairs of women’s leather shoes in red color
Size：No.30 each pair at US$12 CIF Jakarta
As your makes are comparatively unknown here，we hope you will send us some sales promotional literatures，which will certainly assist our sales．
Our order is subject to your acceptance of Our usual terms of payment days after sight．If this first order proves satisfactory, we shall be happy to place further orders with you．
Yours faithfully,
(Signature)
Jack Smith
範例2:訂貨確認函 An Acknowledgement Letter
作為賣方，能收到對方的訂貨信，心情是十分喜悦。如果賣方同意訂貨信中的具體規格並認為能夠履行其中的各項條款，則可向買方發出一封書面的訂貨確認函(a letter of confirmation)。這封訂貨確認函的構思如下：
1.這是上封訂貨信的覆信，通知對方收到訂貨信並表示謝意。在此用簡單的一句話具體敍述了對方訂購的時間及內容。
2.如果對方能如期開出信用證，同意發貨，並保證對貨物進行妥善包裝。
3.説明已收到許多訂單，免去買方對貨品銷售的擔心，並答應寄出有關促銷資料。
4.同意對方所要求的付款條件，表明及時處理訂單。
