一、基本原則
（一）合同檔案管理實行網路管理體系，由公司合同管理組集中統一管理，以確保檔案完整、完全和有效利用。
（二）合同管理組負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有合同文件，並負責監督指導各業務分公司、各部門的合同管理工作。
（三）各業務分公司、各部門應分別建立健全合同文件的形成、積累、整理、歸檔工作體系，並確定一名專門人員負責合同文件管理。
二、制定要求
制定該制度的基本要求是要根據企業管理的實際情況，規定合同檔案的期限和管理程式，既要考慮到簡便實用，也要考慮到合理合法。由於合同檔案不同於其他的檔案，作為合同歸口管理部門的企業法律顧問室也應當自己儲存一份合同資料。因此，可以在辦法中要求主辦單位影印一套材料交法律顧問室。
製作合同檔案的基本要求是如實記載合同簽訂、履行的真實情況，特別是涉及合同履行的全部文字材料要逐一登記歸檔，便於查詢和利用。
三、管理方法
（一）合同文件管理可以以年代結合專案性質進行分類編號。
（二）儲存的合同文件每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，並追究相關人員責任。
（三）合同管理組要加強對合同檔案的統計工作，要以原始記錄為依據，編制合同統計清單。
（四）合同管理組應根據實際需要編制合同檔案檢索工具，以便有效地開展合同文件的查詢、利用工作。
（五）各分公司、各部門員工可在合同檔案管理組查閱合同文件，確因工作需要須借出查閱，須經分公司、部門
主管領導簽字同意後，方可在合同管理組辦理相關借閱手續，以影印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。
（六）合同文件的儲存條件：防火，防潮。
（七）合同文件必須專人負責管理。
綜上所述，合同資料管理制度分為幾部分內容，分別是基本原則、制定要求、管理方法。根據具體的要求，每個企業制定的合同資料管理制度也會有差異化。企業在不同的發展階段，也會將以前制定的合同資料管理制度不斷加以更新。更多相關知識您可以諮詢本站河北律師！
