一、分公司與總公司合同簽訂流程是怎樣的?
分公司與總公司合同簽訂需要遵守達成合作意願→協商確定合同的內容→簽訂合同的流程。具體的流程如下:
1、立項:根據立項依據及資金來源(預算內與預算外)等進行。
2、意向接觸:確定合作主要條件及運作方式,開展相關合作條件或價格方面的諮詢,或者按招投標管理規定組織招標。
3、資信調查:確定合作主體是否符合簽約要求、是否具備履約合同的能力。
4、草擬合同(協議)文字、談判:經辦部門根據項目進行草擬合同(協議)文字後,與合作主體進行談判,就合作條款達成共識。
5、審查會籤:承辦人填寫《合同送審責任表》,附合同草案,連同合同立項依據、他方當事人的資信狀況證明材料,送會籤部門、分管領導、法律顧問、公司領導審查。
6、簽訂合同。
二、各項流程中的注意事項
(一)合同簽訂審覈流程
1、部門負責起草職責範圍內合同,參與合同談判,組織會籤;
2、運作部負責審覈合同的各項操作規範、運作模式、運價。
3、財務部負責審覈合同的付款、開票納稅等相關財務有關條款。
4、總經辦負責審覈合同的真實性、合同風險等有關條款。
5、總經理負責審覈合同的商務條款,確認等籤合同與審批合同的一致性及最後確認。
(二)合同執行部門負責起草和談判,組織會籤
合同應做到內容合法、條款齊全、文字清楚、表述規範、權利義務和違約責任明確、期限和數字準確,應包括:
1、合同名稱;
2、甲乙方名稱及地址,經辦人聯繫電話;
3、甲乙方法人代表或其合法代理人簽字、公司公章或合同專用章;
4、合同簽訂日期;
5、運價、運量;
6、付款方式;
7、履約方式、地點、費用的承擔;
8、違約責任(甲乙方權利和義務);
9、生效、終止條件;
10、爭議解決的方法;
11、合同的份數及附件;
12、保密條款(視合同履行需要)
13、合同主辦部門填寫《合同審批表》、合同文字,合同業務單位營業執照和相關資質複印件加蓋公章,法定代理人授權委託書原件,按權限審覈報批;
14、合同審批原則上應按順序依次執行,遇特殊情況下可臨時調整次序,但必須徵得次序變動影響的下一會籤人的同意。
(三)各部門合同審覈的重點
1、合同執行部門對合同的文字結構、通用條款、特殊條款、雙方權利義務、履約、擔保條款做詳細審覈。
2、財務部審覈簽約公司名稱、合同運費支付方式、發票形式、代扣代繳等與財務覈算和納稅有關的條款。
3、法務分析判斷合同風險及與法律相關的內容。
(四)合同的簽署和蓋章
1、合同按照規定審批順序全部完成後,由總經辦按照審批意見和即將最終簽字/蓋章的合同文字對照,有添加或需要修改的及時更正,確認無誤後,按照公司印章使用管理規定辦理簽字蓋章手續;
2、合同存檔、備案:合同簽訂一週內,合同正本原件交總經辦存檔,合同副本複印件交財務部、運作部或營銷部門留存使用;
3、公司嚴格杜絕不簽字不蓋章執行合同的風險;
(五)合同變更、轉讓及解除必須採用書面形式
1、變更合同範圍和付款條件,轉讓合同、解除合同必須以書面形式提交審覈;
2、變更、轉讓、解除合同後應在一週內完成修改存檔和通知相關部門。各部門應對原合同文字進行標示,以免錯誤的執行原合同。
不管是分公司是與總公司,還是其他的用人單位簽署合同,都必須要遵守流程的規定。合同的簽署,首先需要確定的是合同的對象,然後是雙方一起確定合同的相關事宜,之後即可以按照協商的結果擬定合同,之後可以安排簽署合同的日期。