公司採購管理方法
第一條 制定目的
爲規範公司各類物品採購的管理,提高效率,節省開支,根據公司有關規定,制定本辦法。
第二條 管理機構
本採購管理制度所涉及的用品統一由_______部門負責採購。
其中,內購由_______部門負責辦理。外購由_______部門負責辦理,其進口事務由_______部門辦理。採購重要材料應由________徑與供應商或代理商議價。對於專項用料,必要時由________指派專人或指定部門協助辦理採購。
第三條 涉及物品
本採購管理制度所涉及的用品包括:
1.辦公用品;
2.辦公設備和辦公用具;
3.日常辦公用品、各種耗材;
4.生活用品(食堂採購除外);
5.基建工程維修及材料;
6.其它需要報銷的公用品。
第四條 採購方式
採購部門應按材料使用及採購特性,選擇最有利的方式進行採購。比如:
1.集中計劃採購:對具有共同性的材料,應集中計劃辦理採購。經覈定材料項目,通知各請購部門提出請購計劃,報_____部門定期集中辦理。
2.長期報價採購:凡經常使用,且使用量較大的材料,_____部門應事先選定廠商,議定長期供應價格,報批後通知各請購部門按需提出請購。
3.採購部門應按採購地區、材料特性及市場供需狀況,分類劃定材料採購作業期限,並通知各有關部門。
第五條 具體採購程序
一、填寫請購單
1.請購應按照存量管制基準、用料預算,並參考庫存情形開立請購單,逐項註明材料名稱、規格、數量、需求日期及注意事項,經本公司_____審覈後按規定逐級呈核並編號,最後送_____部門。
2.來源與需用日期相同的物品材料,可以一單多品方式提出請購。
3.特殊情況需按緊急請購辦理時,可在“請購單”“備註”欄註明原因,以急件遞送。
4.庶務用品由_____門按月實際耗用狀況,並考慮庫存條件,填具“請購單”辦理請購。
5.以下總務性物品可免開清單,而以“總務用品申請單”委託_____部門辦理,例如:賀-奠用物品;招待用品;書報、名片、文具、報表等,以及小額採購的材料。
二、審批請購單
1.各部門根據實際需要,確定採購用品的品名、規格型號和數量後,填寫《_____》,提前一個星期報公司_____;
2.日常用品的採購金額在_____元以內(含_____元)的,由公司_____審定,經_____審覈後,由_____組織在_____個星期內進行採購;
3.採購金額在_____元以上的報_____批准後由_____進行採購。
三、比價
國內採購與國外採購的比價、議價程序相似,具體如下:
1.採購人員接“請購單”後應按請購事項的緩急,並參考市場行情、過去採購記錄或廠方提供的報價,精選三家以上供應商進行價格對比。
2.如果報價規格與請購單位的要求略有不同或屬代用品,採購人員應檢附有關資料並於“請購單”上予以註明,報經______核發,並轉______部門或______部門簽註意見。
3.屬於慣例超交者(比如最低採購量超過請購量)採購人員應在議價後,在請購單“______欄”中註明,報______核籤。
4.對於廠商報價資料,經辦人員應深入整理分析,並以電話等方式向廠方議價。
5.採購部門接到請購部門緊急採購口頭要求,主管應即指定經辦人員先做詢價、議價,待接到請購單後,按一般採購程序優先辦理。
四、呈批與核決
1.詢價完成後______人員應在“______”詳細填寫詢價或議價結果,擬定“訂購廠商”、“交貨期限”與“報價有效期限”,經______覈批,並按採購審批權限呈批。
2.國內採購核決權限規定如下:
原物料:(1)採購金額預估在_____萬元以上者,由_____核決。
(2)採購金額預估在_____萬元至_____萬元者,由_____核決。
(3)採購金額預估在_____萬元以上者,由_____核決。
財產支出:(1)採購金額預估在_____萬以下者,由_____核決。
(2)採購金額預估在_____萬至_____萬元者,由_____核決。
(3)採購金額預估在_____萬元以上者,由_____核決。
總務性用品:(1)採購金額預估在_____萬以下者,由_____核決。
(2)採購金額預估在_____萬至_____萬元者,由_____核決。
(3)採購金額預估在_____萬元以上者,由_____核決。
3.國外採購核決權限規定如下:
(1)採購金額以CIF美元總價摺合在_____萬(含)以下者由____核決;
(2)採購金額以CIF美元總價摺合超過__元以上者由____核決。
五、訂購
1.國內採購:
(1)採購經辦人員接到已經審批的“請購單”後應向廠方寄發“訂購單”,並以電話確定交貨日期,要求供應方在“送貨單”上註明“_____”及“_____”。
(2)分批交貨時,採購人員應在“請購單”上加蓋“_____”章以利識別。
2.國外採購
(1)“請購單(外購)”經報批轉回外購部門後,即向供應訂購併辦理各項手續。
(2)如需與供應商簽訂長期合約,外購部門應將簽呈和代擬的長期合約書,按採購審批程序報批後辦理。
六、進度控制
1.國內採購部門可分詢價、訂購、交貨三個階段,依靠“採購進度控制表”控制採購作業進度。
2.採購人員未能按既定進度完成採購時,應填制“採購交貨延遲情況表”,並註明“異常原因”及“預定完成日期”,經主管批示後轉送請購部門,與請購部門共同擬定處理對策。
七、送貨與驗收
供貨方發貨後,_____按送貨單進行驗收,經覈對(名稱、規格、數量、單價、金額、質量)無誤後,在送貨單上(一式二聯)簽字驗收,然後將送貨聯留存歸類,另一送貨回單聯交送貨人帶回送貨單位做結算憑據。
八、單據整理與付款
第六條 品質複覈
1.價格複覈
(1)採購部門應經常調查主要材料市場行情,建立供應商資料,作爲採購及價格審覈的參考。
(2)採購部門應對企業內各公司事業部所列重要材料提供市場行情資料,作爲材料存量管制及核決價格的參考。
2.品質複覈
採購單位應對企業內所使用的材料品質予以複覈,並形成完整資料備查。
3.異常處理
審查作業中若發現異常情形,採購單位審查部門應即填寫“_______,通知有關部門處理。
第七條 附則
本辦法經_____覈准後實施,增設修訂亦同。
本辦法最終解釋權歸_____。