民政部辦公廳關於加強地名檔案管理的意見
自1982年中國地名委員會與國家檔案局聯合發出《關於加強各級地名檔案工作的通知》以來，各地相繼建立了地名檔案管理機構，開展了建檔工作。經過10多年的努力，不僅積累了大量的地名檔案資料，而且使地名檔案得到較好的開發利用，在爲地名管理服務、爲兩個文明建設服務中發揮了積極的作用。但還是存在一些問題，現民政部制定民政部辦公廳關於加強地名檔案管理的意見，具體情況如下。
頒佈單位：民政部
文 號：廳辦函[1996]258號
頒佈時間：1996-12-17
實施時間：1996-12-17
時 效 性：現行有效
效力級別：部門規範性檔案
各省、自治區民政廳，各計劃單列市民政局，北京、上海、天津、廣東省(市)地名委員會辦公室：
近年來，隨着機構改革和調整，地名檔案工作在總體上得到了加強。但是，也有一些地方的地名檔案工作有所削弱，出現了不少問題，主要表現在：一是機構歸屬不一致，工作關係不順，給業務開展和工作指導帶來許多困難。過去地名檔案工作由中國地名委員會統一管理，1988年這項工作劃歸民政部管理後，各地的情況也隨之發生了很大變化，目前這項工作在有的地方歸民政部門管理，有的由城鎮或土地規劃部門管理，還有的在同一行政區域內或同一系統單位內部歸屬關係不盡相同，情況比較複雜。二是一些部門將地名檔案工作與其他業務工作合併管理以後，人員配備不足，工作分工不明，使地名檔案處於無人負責，無人管理和閉庫封存的狀況。三是有少數地方的主管部門及檔案人員對地名檔案認識不足，管理不善，造成部分地名檔案在機構撤併過程中毀損或丟失等等。爲了進一步加強對地名檔案的管理，使地名檔案工作在新的形勢下能夠持續、健康地發展，現提出以下意見，請認真貫徹執行。
一、各級民政及有關主管部門要重視地名檔案工作，充分認識地名檔案不僅是在地名管理工作中形成的專門檔案，而且是國家檔案的組成部分，是國家的寶貴財富，做好地名檔案工作對於促進國家經濟和社會發展有着特殊的重要作用，必須加強領導和管理。當前，各級民政及有關主管部門要根據機構改革後的情況，將地名檔案管理提上日常工作的議事日程，有目的、有計劃地開展這項工作;要針對地名檔案管理中存在的各種問題，按照“誰主管、誰負責”的原則，認真地加以研究和解決;已將地名檔案工作與區劃、勘界等其他業務合併管理的部門，應當正確認識和處理好它們之間的關係，按照檔案管理的有關規定要求，採取積極措施，集中統一管理好地名檔案。
二、要配備好地名檔案管理人員，不斷提高他們的自身素質。地名檔案管理機構調整後，各級民政及有關主管部門要及時選配既熟悉業務，又具有責任心的地名檔案人員，並保持其相對穩定，使地名檔案工作有人負責、有人管理。要結合實際制訂和完善地名檔案人員的崗位責任制，鼓勵和支援地名檔案人員學習專業知識，教育他們樹立職業道德觀念，發揚敬業愛崗精神，認真負責地做好地名檔案工作。對於那些不稱職人員，應當予以調換;對於人爲造成檔案毀損或丟失的，要追究責任，嚴肅處理。
三、要加強地名檔案管理基礎建設，確保地名檔案的完整與安全。在基礎業務建設方面，各級民政及有關主管部門應當堅持高標準、嚴要求，要建立健全各項必要的規章制度，對地名檔案的收集、整理、編目、統計、鑑定、安全保管和提供利用等各個環節實行科學化、規範化管理，不斷開發地名資訊資源，拓寬服務領域。在基礎設施建設方面，應當創造條件，儘可能地滿足地名檔案管理所必需的庫房、裝具、設備等，確保地名檔案的安全。要積極參加當地組織的檔案館(室)達標升級活動，按照檔案行政主管部門規定的標準，採取措施，進行整改，爭創一流的檔案管理水平。
四、要努力創造條件，加速實現地名檔案管理的現代化。爲了適應社會主義市場經濟和城鄉建設日益發展的需要，滿足社會各方面對地名資訊的需求，實現地名資訊的大容量存儲、高效率檢索和提供利用，各級民政及有關主管部門應當努力創造條件，逐步採用計算機管理技術，建立地名資訊計算機管理系統，使地名檔案實現現代化管理。對於地名資訊管理應用軟件的開發和使用，既要注意軟件的規範性、通用性和功能的完善性，以便於將來全國地名資訊系統的建立和管理，又要考慮到向社會提供地名資訊服務的適用性，充分發揮地名資訊的社會效益和經濟效益。在推廣應用計算機管理的過程中，要抓好技術培訓工作，使地名檔案人員熟練掌握計算機的操作技能和軟件的管理性能，以適應地名檔案管理現代化的需要。
