水利工程建設項目檔案管理規定
水利工程建設項目檔案管理規定對檔案管理、歸檔與移交要求、檔案驗收等幾個方面做出了詳細的規定，本規定由水利部負責解釋，具體管理規定如下。
頒佈單位：水利部
文 號：水辦[2005]480號
頒佈時間：2005-11-01
實施時間：2005-12-10
時 效 性：現行有效
效力級別：部門規範性檔案
第一章 總則
第一條 爲加強水利工程建設項目(以下簡稱“水利工程”)檔案管理工作，明確檔案管理職責，規範檔案管理行爲，充分發揮檔案在水利工程建設與管理中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》、《水利檔案工作規定》及有關業務建設規範，結合水利工程的特點，制定本規定。
第二條 水利工程檔案是指水利工程在前期、實施、竣工驗收等各建設階段過程中形成的，具有儲存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
第三條 水利工程檔案工作是水利工程建設與管理工作的重要組成部分。有關單位應加強領導，將檔案工作納入水利工程建設與管理工作中，明確相關部門、人員的崗位職責，健全制度，統籌安排檔案工作經費，確保水利工程檔案工作的正常開展。
第四條 本規定適用於大中型水利工程，其他水利工程可參照執行。
第二章 檔案管理
第五條 水利工程檔案工作應貫穿於水利工程建設程序的各個階段。即從水利工程建設前期就應進行檔案材料的收集和整理工作;在簽訂有關合同、協議時，應對水利工程檔案的收集、整理、移交提出明確要求;檢查水利工程進度與施工質量時，要同時檢查水利工程檔案的收集、整理情況;在進行項目成果評審、鑑定和水利工程重要階段驗收與竣工驗收時，要同時審查、驗收工程檔案的內容與質量，並作出相應的鑑定評語。
第六條 各級建設管理部門應積極配合檔案業務主管部門，認真履行監督、檢查和指導職責，共同抓好水利工程檔案工作。
第七條 項目法人對水利工程檔案工作負總責，須認真做好自身產生檔案的收集、整理、保管工作，並應加強對各參建單位歸檔工作的監督、檢查和指導。大中型水利工程的項目法人，應設立檔案室，落實專職檔案人員;其他水利工程的項目法人也應配備相應人員負責工程檔案工作。項目法人的檔案人員對各職能處室歸檔工作具有監督、檢查和指導職責。
第八條 勘察設計、監理、施工等參建單位，應明確本單位相關部門和人員的歸檔責任，切實做好職責範圍內水利工程檔案的收集、整理、歸檔和保管工作;屬於向項目法人等單位移交的應歸檔檔案材料，在完成收集、整理、審覈工作後，應及時提交項目法人。項目法人應認真做好有關檔案的接收、歸檔和向流域機構檔案館的移交工作。
第九條 工程建設的專業技術人員和管理人員是歸檔工作的直接責任人，須按要求將工作中形成的應歸檔檔案材料，進行收集、整理、歸檔，如遇工作變動，須先交清原崗位應歸檔的檔案材料。
第十條 水利工程檔案的質量是衡量水利工程質量的重要依據，應將其納入工程質量管理程序。質量管理部門應認真把好質量監督檢查關，凡參建單位未按規定要求提交工程檔案的，不得透過驗收或進行質量等級評定。工程檔案達不到規定要求的，項目法人不得返還其工程質量保證金。
第十一條 大中型水利工程均應建設與工作任務相適應的、符合規範要求的專用檔案庫房，配備必要的檔案裝具和設備;其他建設項目，也應有滿足檔案工作需要的庫房、裝具和設備。所需費用可分別列入工程總概算的管理房屋建設工程項目類和生產準備費中。
第十二條 項目法人應按照國家資訊化建設的有關要求，充分利用新技術，開展水利工程檔案數字化工作，建立工程檔案數據庫，大力開發檔案資訊資源，提高檔案管理水平，爲工程建設與管理服務。
第十三條 項目法人應按時向上級主管單位報送《水利工程建設項目檔案管理情況登記表》(附件1)。國家重點建設項目，還應同時向水利部報送《國家重點建設項目檔案管理登記表》(附件2)。
第三章 歸檔與移交要求
第十四條 水利工程檔案的保管期限分爲永久、長期、短期三種。長期檔案的實際儲存期限，不得短於工程的實際壽命。
第十五條 《水利工程建設項目檔案材料歸檔範圍和保管期限表》(附件3)是對項目法人等相關單位應儲存檔案的原則規定。項目法人可結合實際，補充制定更加具體的工程檔案歸檔範圍及符合工程建設實際的工程檔案分類方案。
第十六條 水利工程檔案的歸檔工作，一般是由產生檔案材料的單位或部門負責。總包單位對各分包單位提交的歸檔材料負有彙總責任。各參建單位技術負責人應對其提供檔案的內容及質量負責;監理工程師對施工單位提交的歸檔材料應履行審覈簽字手續，監理單位應向項目法人提交對工程檔案內容與整編質量情況的專題審覈報告。
第十七條 水利工程檔案材料的收集、整理應符合《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T1182-2000)。歸檔檔案材料的內容與形式均應滿足檔案整理規範要求。即內容應完整、準確、系統;形式應字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、竣工圖及聲像材料須標註的內容清楚、簽字(章)手續完備，歸檔圖紙應按《技術製圖複製圖的摺疊方法》(GB/T10609.3-1989)要求統一折疊。
第十八條 竣工圖是水利工程檔案的重要組成部分，必須做到完整、準確、清晰、系統、修改規範、簽字手續完備。項目法人應負責編制項目總平面圖和綜合管線竣工圖。施工單位應以單位工程或專業爲單位編制竣工圖。竣工圖須由編制單位在圖標上方空白處逐張加蓋“竣工圖章”(附件4-1)，有關單位和責任人應嚴格履行簽字手續。每套竣工圖應附編制說明、鑑定意見及目錄。施工單位應按以下要求編制竣工圖：
(一)按施工圖施工沒有變動的，須在施工圖上加蓋並簽署竣工圖章;
(二)一般性的圖紙變更及符合槓改或劃改要求的，可在原施工圖上更改，在說明欄內註明變更依據，加蓋並簽署竣工圖章;
(三)凡涉及結構形式、工藝、平面佈置等重大改變，或圖面變更超過1/3的，應重新繪製竣工圖(可不再加蓋竣工圖章)。重繪圖應按原圖編號，並在說明欄內註明變更依據，在圖標欄內註明“竣工階段”和繪製竣工圖的時間、單位、責任人。監理單位應在圖標上方加蓋並簽署“竣工圖確認章”(見附件4-2)。
第十九條 水利工程建設聲像檔案是紙製載體檔案的必要補充。參建單位應指定專人，負責各自產生的照片、膠片、錄音、錄像等聲像材料的收集、整理、歸檔工作，歸檔的聲像材料均應標註事由、時間、地點、人物、作者等內容。工程建設重要階段、重大事件、事故，必須要有完整的聲像材料歸檔。
第二十條 電子檔案的整理、歸檔，參照《電子檔案歸檔與管理規範》(GB/T18894-2002)執行。
第二十一條 項目法人可根據實際需要，確定不同檔案材料的歸檔份數，但應滿足以下要求：
(一)項目法人與執行管理單位應各儲存1套較完整的工程檔案材料(當二者爲一個單位時，應異地儲存1套);
(二)工程涉及多家執行管理單位時，各執行管理單位則只儲存與其管理範圍有關的工程檔案材料;
(三)當有關檔案材料需由若干單位儲存時，原件應由項目產權單位儲存，其他單位儲存複製件;
(四)流域控制性水利樞紐工程或大江、大河、大湖的重要堤防工程，項目法人應負責向流域機構檔案館移交1套完整的工程竣工圖及工程竣工驗收等相關檔案材料(具體內容參見附件3)。
第二十二條 工程檔案的歸檔與移交必須編制檔案目錄。檔案目錄應爲案卷級，並須填寫工程檔案交接單(見附件5)。交接雙方應認真核對目錄與實物，並由經手人簽字、加蓋單位公章確認。
第二十三條 工程檔案的歸檔時間，可由項目法人根據實際情況確定。可分階段在單位工程或單項工程完工後向項目法人歸檔，也可在主體工程全部完工後向項目法人歸檔。整個項目的歸檔工作和項目法人向有關單位的檔案移交工作，應在工程竣工驗收後三個月內完成。
第四章 檔案驗收
第二十四條 水利工程檔案驗收是水利工程竣工驗收的重要內容，應提前或與工程竣工驗收同步進行。凡檔案內容與質量達不到要求的水利工程，不得透過檔案驗收;未透過檔案驗收或檔案驗收不合格的，不得進行或透過工程的竣工驗收。
第二十五條 各級水行政主管部門組織的水利工程竣工驗收，應有檔案人員作爲驗收委員參加。水利部組織的工程驗收，由水利部辦公廳檔案部門派員參加;流域機構或省級水行政主管部門組織的工程驗收，由相應的檔案管理部門派員參加;其他單位組織的有關工程項目的驗收，由組織工程驗收單位的檔案人員參加。
第二十六條 大中型水利工程在竣工驗收前要進行檔案專項驗收。其他工程的檔案驗收應與工程竣工驗收同步進行。檔案專項驗收可分爲初步驗收和正式驗收。初步驗收可由工程竣工驗收主持單位委託相關單位組織進行;正式驗收應由工程竣工驗收主持單位的檔案業務主管部門負責。
第二十七條 水利工程在進行檔案專項驗收前，項目法人應組織工程參建單位對工程檔案的收集、整理、保管與歸檔情況進行自檢，確認工程檔案的內容與質量已達要求後，可向有關單位報送檔案自檢報告，並提出檔案專項驗收申請。
檔案自檢報告應包括：工程概況，工程檔案管理情況，檔案材料的收集、整理、歸檔與保管情況，竣工圖的編制與整編質量，工程檔案完整、準確、系統、安全性的自我評價等內容。
第二十八條 檔案專項驗收的主持單位在收到申請後，可委託有關單位對其工程檔案進行驗收前檢查評定，對具備驗收條件的項目，應成立檔案專項驗收組進行驗收。檔案專項驗收組由驗收主持單位、國家或地方檔案行政管理部門、地方水行政管理部門及有關流域機構等單位組成。必要時，可聘請相關單位的檔案專家作爲驗收組成員參加驗收。
第二十九條 檔案專項驗收工作的步驟、方法與內容如下：
(一)聽取項目法人有關工程建設情況和檔案收集、整理、歸檔、移交、管理與保管情況的自檢報告;
(二)聽取監理單位對項目檔案整理情況的審覈報告;
(三)對驗收前已進行檔案檢查評定的水利工程，還應聽取被委託單位的檢查評定意見;
(四)檢視現場(瞭解工程建設實際情況);
(五)根據水利工程建設規模，抽查各單位檔案整理情況。抽查比例一般不得少於項目法人應儲存檔案數量的8%，其中竣工圖不得少於一套竣工圖總張數的10%;抽查檔案總量應在200卷以上;
(六)驗收組成員進行綜合評議;
(七)形成檔案專項驗收意見，並向項目法人和所有會議代表反饋;
(八)驗收主持單位以檔案形式正式印發檔案專項驗收意見。
第三十條 檔案專項驗收意見應包括以下內容：
(一)工程概況。
(二)工程檔案管理情況：
1、工程檔案工作管理體制與管理狀況
2、檔案材料的收集、整理、立卷質量與數量
3、竣工圖的編制質量與整編情況
4、工程檔案的完整、準確、系統性評價
(三)存在問題及整改要求。
(四)驗收結論。
(五)驗收組成員簽字表。
第五章 附則
第三十一條 本規定由水利部負責解釋。
第三十二條 本規定自2005年12月10日起施行，原水利部制定的《水利基本建設項目檔案資料管理規定》(水辦[1997]275號)，同時廢止。
