能源部直屬科研單位檔案管理辦法(試行)
能源部直屬科研單位檔案管理辦法中主要包括了檔案工作人員及其基本職責和任務、檔案的形成和歸檔、檔案的開發利用、劃定檔案保管期限的原則等內容，具體管理辦法如下。
頒佈單位：能源部(已變更)
文 號：能源辦[1992]855號
頒佈時間：1992-09-09
實施時間：1992-09-09
時 效 性：現行有效
效力級別：部門規章
第一章 總則
第一條 爲了加強檔案工作的綜合管理，統一立卷歸檔辦法，逐步實現檔案管理規範化、標準化，進一步提高檔案管理水平，充分發揮檔案在本單位行政、管理、科研、生產、基建和國家社會主義建設中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施辦法》以及《機關檔案工作業務建設規範》與《科學技術研究檔案管理暫行規定》的精神，結合我部直屬科研單位的實際情況，制定本辦法。 第二條 凡記述和反映本單位行政業務、科學研究、技術設計、生產、試驗、基本建設等活動，具有查考利用價值的各種文字、圖表、數據、聲像等不同形式、載體的材料，都是檔案，均應按歸檔要求立卷歸檔。 第三條 檔案是本單位工作活動、科學技術研究的真實記錄，是重要的資訊資源，是國家寶貴財富，也是提高工作效率和工作質量的重要條件，必須實行集中統一管理，確保完整、準確、系統、安全。任何單位和個人不得將其據爲已有。 第四條 各單位的檔案工作是國家檔案事業的組成部分，也是本單位管理工作的重要內容之一，是科技活動的重要環節。各級領導、各個部門及其全體工作人員，都應高度重視檔案工作，並將與之相關的工作納入各自的職責範圍。檔案工作必須與本單位行政管理、計劃管理和成果管理等業務工作緊密結合。科技工作與相應的檔案工作應實行“四同步”，即：下達計劃任務與提出科技檔案材料的歸檔要求同步;檢查計劃進度與檢查檔案材料積累情況同步;驗收鑑定科研成果與驗收、簽定相關檔案材料同步;申報、登記和評審、獎勵科技成果以及科研人員提職考覈與檔案部門出具檔案歸檔情況證明材料同步。 第五條 各單位應把檔案工作列入本單位的發展計劃，在人員配備、經費以及辦公用房、檔案庫房等工作設施、設備及條件上給予保障，有條件的單位應逐步實現檔案管理的現代化。 第六條 各單位檔案部門的工作，在業務上要接受上級檔案部門的監督和指導。
第二章 檔案工作人員及其基本職責和任務
第七條 檔案管理是科技管理的重要組成部分，其工作人員是檔案專業技術人員，實行專業技術職務聘任制。檔案工作人員要保持相對穩定。 第八條 檔案工作人員的基本職責和任務是： 1.堅決貫徹執行黨和國家有關檔案工作的方針、政策、法律、法規和上級檔案管理部門的有關規定。 2.負責建立健全本單位檔案管理工作的各項規章制度和管理辦法。 3.參與本單位的科研計劃管理，成果管理，科研項目的鑑定，基建工程的竣工驗收，大型儀器設備的開箱驗收和開發技術市場等業務活動，及時提出對應歸檔檔案材料的管理要求。 4.指導、監督、檢查和協助本單位各部門的有關人員做好檔案材料的形成、積累和立卷歸檔工作，使之符合檔案管理的規定與要求。 5.負責本單位全部檔案的收集、整理、保管、利用和組織鑑定、統計等項檔案業務工作。 6.積極組織開發本單位的各類檔案資訊資源，開展檔案史料編研工作，負責編寫全宗介紹、組織沿革等，主動提供利用，努力爲本單位各項工作服務。 7.按照有關規定，向指定部門做好檔案移交工作。 8.遵守國家有關檔案和科技保密的規定，確保檔案的安全，維護本單位和科研人員的知識產權。 9.辦理領導交辦的其它有關檔案工作事宜。
第三章 檔案的形成和歸檔
第九條 各單位要重視歸檔工作，根據各種檔案材料的形成規律和特點，建立健全檔案材料的形成、積累、整理和歸檔制度，確保每一項管理、科研、生產、基建等業務活動都有完整、準確、系統的檔案材料歸檔。 第十條 檔案材料的形成和積累 1.檔案材料的形成，積累由各級文書部門或文書人員負責，文書人員在日常工作中，應隨時主動向承辦人收集辦理完畢的檔案和相關的材料，對其進行整理，並做好日常管理工作，確保應歸檔檔案材料的齊全、完整。 2.科技檔案材料的形成、積累由項目負責人或承辦人負責，從制定項目工作計劃起，即要向與項目有關的人員佈置積累科技檔案材料的任務，並指定專人負責及時收集整理。管理部門也應按項目分別收集、積累與該項目有關的檔案材料，並在歸檔時交項目負責人或承辦人統一彙總立卷。檔案部門負責按項目發放科技檔案積累袋和與建檔有關的科技報告、實驗記錄等統一用紙。 3.檔案工作人員要深入各部門和項目所在單位，瞭解情況，督促、檢查、指導文書人員或科技人員做好檔案材料的收集、積累工作。 第十一條 檔案的分類、組卷、編目 一、分類 分類就是把一個單位的全部檔案按照一定的要求分成若干類別，並有次序地按照類別排列。在實際工作中，一般按照以下幾種方法分類： ①年度-組織機構分類法。就是先按年度分開，然後在每個年度下再按組織機構分類。 ②組織機構-年度分類法。就是先按組織機構分開，然後在組織機構下面再按年度分開。 ③年度-問題分類法。就是先按年度分開，然後在每個年度下面再按問題分類。 ④問題-年度分類法。就是先按問題分開，然後在每個問題下面再分年度。 ⑤按專題-以一個科學技術研究課題爲對象，按照不同課題的科技檔案劃分類別。 ⑥按專業性質-根據檔案材料所反映的不同專業屬性分類。 ⑦按工程項目-以基建工程項目爲單位分類。 ⑧按產品型號-一種產品的全部科技檔案爲單位分類。 二、組卷 對經過分類整理的檔案材料，根據以問題(項目、課題)爲主、兼顧其它特徵的原則，將相互間具有有機聯繫的材料進行組合，形成案卷。其方法和要求是： 1.不同年度的檔案材料一般不得放在一起組卷，但跨年度的請示與批覆，放在覆文年立卷。沒有覆文的放在請示年立卷;跨年度的規劃、設想放在針對的第一年立卷;跨年度的總結放在針對的最後一年立卷;跨年度的會議檔案放在會議開幕年立卷;各種案件材料放在結案年立卷;跨年度處理的檔案放在制發年立卷。 2.在歸檔的檔案材料中，應將每份檔案的正件和附件，印件與定稿，請示與批覆，轉發件與原件，同一檔案的多種文字組合在一起，不得分開，文電應合一立卷。 3.調研材料、制度、條例、法規等一般按單一問題組卷。 4.會議檔案，根據檔案材料的多少，可一會一卷或一會數卷。 5.統計報表，一般同一格式、名稱、地區的組爲一卷。 6.工作計劃、總結等材料，一般可按制發機關或名稱組卷。 7.案件材料，可一案一卷或一案數卷。 8.簡報、大事記和各種出版物等可按名稱一期一卷或數期一卷。 9.重要的會議記錄按年度組合爲一本或數本。 10.上級制發的檔案材料： ①一般普發性檔案可放在一起組卷。 ②有針對性的檔案和上級機關對本單位請示的批覆等可單獨組卷。 11.科研、生產、基建工程等按項目組卷。 ①項目(包括課題、產品、基建工程等，下同)結束(含最終完成、階段完成、中斷或終止)後，由項目負責人負責組織本項目所形成的應歸檔的科技檔案材料的整理組卷工作。管理部門應將與項目關係密切的管理性檔案交項目負責人，與該項目的技術檔案材料統一彙總整理組卷。 ②科研項目、委託試驗、產品生產、儀器設備、基建項目等方面的檔案按其階段、結構、部件等分別組合。根據檔案材料的多少，可一題數卷或一題一卷。 ③卷內檔案材料應齊全完整，準確反映科研、生產、基建和有關管理活動的真實內容。 三、卷內檔案材料的排列 卷內檔案材料應區別不同種類、情況進行組織排列。 1.密不可分的檔案應依序排列在一起，即：批覆在前，請示在後;正件在前，附件在後;印件在前，定稿在後;轉發件在前，原件在後;重要法規性檔案的歷次修改稿(一般檔案材料只保留最後定稿)依次排在定稿之後;案件材料中結論性材料在前，依據性材料在後。其它檔案可按重要程度日期或檔案字號排列。 2.科研項目檔案，按準備階段、研究實驗階段、總結鑑定驗收階段、成果申報、獎勵和推廣應用等時間階段排列。 3.產品生產檔案，按設計、試製、小批量生產、產品創優等工作順序排列。 4.儀器設備檔案，按購置的依據性材料、儀器設備開箱驗收、安裝調試、執行維修、隨機圖樣等的順序排列。隨機圖樣也可單獨組卷。 5.基建項目檔案，按依據性材料、基礎性材料、工程設計、工程施工、工程竣工驗收等排列。 四、卷內檔案材料編目 1.卷內檔案材料編頁 經排列整理完畢的案卷，其卷內檔案材料應逐頁編寫頁號，編寫頁號時，一律使用鉛筆。文書案卷，在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角用阿拉伯數字累計編寫頁號。卷內如有鉛印的規程、規範等已編有頁碼的小冊子，其整體可按一頁編號，並寫在首頁的右上角。科技案卷卷內檔案材料，單面書寫的在右下角，雙面書寫的正面在右下角、背面在左下角編寫頁號。圖表和聲像材料也應在裝具上或其背面逐件編號。 2.填寫卷內檔案目錄 卷內檔案目錄由順序號、文號(檔案編號)、責任者、題名、檔案標題、日期、頁號及備註組成，卷內檔案目錄由立卷人逐項填寫。 3.填寫卷內備考表 卷內備考表由立卷人和檔案人員分別填寫並放置卷尾。備考表由卷內情況說明、立卷人、檢查人、日期組成。用以記載和說明卷內檔案的有關情況，如案卷的完整程度、檔案數量增減、修改補充情況等。 4.填寫案卷封面 案卷封面以一定格式概要介紹案卷內檔案材料的內容和成份。由案卷標題、編制單位、檔案起止日期或編制日期、密級、保管期限、件、頁數、歸檔號或檔案號等組成。案卷封面一律用鋼筆或毛筆書寫，字跡要工整、清晰。其中，文書案卷的標題由立卷人擬定，檔案部門覈定。標題文字應力求簡煉，概括準確，最多不超過50個字。科技案卷，以立項時的科研項目、基建工程項目、產品、儀器設備的名稱爲案卷標題。 第十二條 案卷的驗收 案卷在歸檔前，要由有關領導和檔案部門審查驗收。 1.爲確保案卷質量，各部門及項目所在單位在初步將檔案材料分類、組合、排列後，應及時通知檔案部門，經檢查審定後再進行編目工作。 2.文書案卷由本部門主管領導審查，檔案部門驗收。科技案卷，送室主任審查，重要的需再送所領導審查後，檔案部門進行驗收。 3.已完成的科研項目、產品試製、基建工程等在進行結算、鑑定、驗收之前，必須通知本單位檔案部門對應歸檔的檔案材料進行審查驗收，不符合要求的，不得進行結算、鑑定、驗收。凡未經檔案部門驗收的項目，成果不得上報，不能評獎，不能重開新項目。各單位檔案部門對正在上報或已獲得獎勵的科技成果，經檢查發現其檔案不符合要求，除責成有關單位、人員補充歸檔外，有權建議有關部門推遲或撤銷對該項目成果的獎勵。 4.審查、驗收應符合下列要求： ①案卷材料能準確反映各項業務活動的真實內容。按照檔案材料的形成規律和特點，保持檔案之間的有機聯繫，區別不同價值，做到收集齊全完整，問題單一，年代不混，便於保管和利用。 ②凡歸檔的檔案材料，必須將原稿(定稿)與正本一起歸檔，一般歸檔一份，重要的或使用頻繁的應酌加副本。 ③歸檔案卷應符合檔案工作的各項規定和要求，審查手續完備。書寫、製成材料優良，符合標準;格式統一，字跡工整，圖樣清晰，禁用字跡不牢的鉛筆、圓珠筆等書寫工具。 ④歸檔的聲像材料，應用文字在其背面或標籤上標明攝像、照片、錄音的對象、時間、地點、中心內容，主要參加者及攝錄、製作者。 第十三條 案卷的裝訂 凡能夠裝訂的案卷均應裝訂，不能裝訂的也應具有相應的裝具。案卷在裝訂前，須去掉檔案上的金屬物，並逐頁檢查檔案。凡未留裝訂線的應補貼加邊，殘破檔案應修補，大張檔案須摺疊，幅面過小不便裝訂的檔案材料應另用大紙粘貼，使卷內檔案材料大小整齊，裝訂後的案卷其卷內檔案應無倒置、脫漏、壓字等現象。 第十四條 案卷的移交歸檔 各部門應在當年的上半年內，將本部門上一年度形成的案卷向檔案部門移交。移交時，由立卷人填寫“檔案移交清單”一式兩份，經檔案工作人員覈對無誤後，交接雙方在移交清單上簽字，各執一份存查。爲方便工作，當年形成的會計帳薄、憑證，自本年度終了起，由會計部門自行保管一年後向檔案部門移交。 科技檔案材料，研究週期不超過2年的，在其任務結束後一次歸檔，超過2年的按階段歸檔，並於項目結束或取得階段成果後2個月內向檔案部門移交。 基建工程項目，應在工程全部竣工後3個月內將其全部科技檔案材料整理立卷歸檔。大型儀器設備開箱前一個星期，有關部門應通知檔案部門，準備驗收歸檔。
第四章 檔案的管理
第十五條 一個單位在其工作活動中形成的不同門類和載體的檔案爲一個全宗，一個全宗不能肢解、分散，不同全宗不能混淆、合併。一個單位的檔案必須按全宗實行集中統一管理。 第十六條 各單位檔案部門要抓好規範化、標準化工作。除做好立卷的規範化、標準化工作外，應嚴格按照有關檔案分類的規定，對所接收的檔案進行分類、編目，爲逐步實現檔案的現代化管理奠定基礎。 第十七條 檔案部門對所接收的檔案，經過檢查發現不符合歸檔要求的，須進行必要的加工、整理，以提高案卷質量。 第十八條 檔案的修改與補充 1.對已歸檔的檔案要修改時，應由立卷人提出書面申請，經單位主管領導批准後，及時到檔案部門修改，未經批准，嚴禁修改已歸檔的任何檔案。 2.檔案部門對補充歸檔的檔案材料應及時整理。檔案材料不多時，可歸入相關的案卷內，並填寫案卷目錄。檔案材料較多的，可單獨組卷、編目。對因某些原因積存下來的零散檔案，檔案部門應及時進行分類、立卷、編目等全過程的工作。 第十九條 檔案應有專用庫房保管。檔案庫房門窗要堅固。庫房內必須保持適當的溫、溼度，並有防盜、防火、防腐、防光、防有害生物和防污染等安全措施。每2至3年應對庫存檔案進行一次全面覈對檢查，寫出書面總結，發現問題及時處理，對破損的檔案，須及時修復。 第二十條 各單位檔案部門對所接收的檔案，應根據檔案保管期限表的規定，同時根據檔案的歷史、現實和科學價值以及對經濟建設、科技發展、社會進步的作用，定期組織有關人員對檔案進行價值鑑定。 1.對保管期限變動、密級調整和需要銷燬的檔案，由檔案部門提出建議，並會同有關人員共同鑑定，報請本單位主管領導批准後實施。 2.需銷燬的檔案，應編制銷燬清冊，一式兩份，一份報請本單位主管領導審查，批准後存檔，一份報上級主管部門備案，檔案的銷燬工作由檔案部門負責執行。銷燬時應指派兩人監銷，監銷人應在銷燬清冊上簽字。 3.檔案部門在部分檔案銷燬後應及時調整櫃架，並在相應的檢索工具中註明。 第二十一條 檔案的統計 1.各單位檔案部門應按年進行檔案的數量、鑑定情況、利用交流情況、檔案幹部、庫房狀況的統計，並將統計結果彙總報送上級主管部門。 2.檔案部門應根據統計結果進行統計分析，寫出統計工作報告，評價各項工作效能，找出存在問題，提出改進措施、建議，報送本單位主管領導。 第二十二條 機構變化、單位撤銷、合併、改組時，應妥善保管檔案，經請示上一級檔案主管機關後再作處理。任何單位和個人不準隨意分散或帶走。
第五章 檔案的開發利用
第二十三條 檔案管理人員要熟悉所藏檔案情況，主動了解本單位各項工作對利用檔案的需求，積極做好提供利用工作。 1.各單位應設立檔案閱覽室，爲利用者查找和閱覽檔案創造條件。 2.檔案管理人員應指導利用者正確使用各種檢索工具，認真回答利用者提出的問題。 3.定期編制《檔案目錄》，在單位內部提供利用，並有選擇地進行外部交流。也可根據需要編制檔案著錄卡片或專題卡片。 4.充分發揮檔案的法律憑證作用，爲正確處理本單位工作中的各種權益問題提供事實根據。 5.檔案部門應積極創造條件，開展檔案的編研工作。如編寫組織機構沿革，大事記，基礎數字彙編，檔案文摘，科研成果彙編，論文彙編等爲利用者服務。 6.注意收集、記錄利用檔案後取得的經濟、社會效益，並將實例彙集成冊，印發宣傳。 7.嚴格執行國家的保密制度，在搞好利用工作的同時，還應注意切實保護本單位及其工作人員的知識產權。 8.各單位要結合本單位管理工作現代化的進程，爲檔案部門創造條件，逐步實現應用計算機對檔案、資料進行管理，提高開發利用檔案的能力。
第六章 劃定檔案保管期限的原則
第二十四條 爲了便於準確地判定歸檔範圍和確定檔案的保管期限，使儲存的檔案既能反映和維護本單位主要職能活動的歷史真實面貌，又便於保管和利用，根據國家檔案局頒發的《機關檔案保管期限的規定》和《科學技術研究檔案管理暫行規定》的精神，結合我部直屬科研單位的實際情況，制定相應的歸檔範圍及保管期限，詳見本辦法附件《歸檔範圍及保管期限表》。 第二十五條 檔案的保管期限，一般分爲永久、長期和短期三種。長期爲16年至50年，短期爲15年以下。 確定檔案保管期限的基本原則： 1.凡是記述和反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌，並在國家經濟建設、科學研究和歷史研究等方面具有長遠查考利用價值的檔案，定爲永久儲存。 2.凡是反映本單位一般性工作活動，並在較長時間內對本單位工作具有查考價值的檔案，定爲長期儲存。 3.在較短時間內對本單位工作有查考利用價值的檔案，定爲短期儲存。 4.保管期限表的某些條款需對檔案材料區分“重要的”和“一般的”兩類。凡是國家和能源部下達的帶有方向性的研究課題以及重要的國際合作項目的檔案;獲得國家各類成果獎或部、省級三等以上(含三等獎)科研成果獎勵的檔案;屬國家級、部級重大研究項目，因故中斷研究，但在較長時間內具有較高查考利用價值的檔案均屬於“重要的”，其它的則爲“一般的”，如本單位科研成果獎等。 5.檔案的保管期限，從歸檔的年度算起。原定的保管期限已滿，經過鑑定需延長其保管期限的，從鑑定時的年度算起。
第七章 附則
第二十六條 檔案材料的用具、表格、裝具按有關規定辦理。 第二十七條 各單位有關檔案管理辦法的實施細則及借閱、利用、保密等有關制度，可根據本單位具體情況自行制定。 第二十八條 本管理辦法自發布之日起施行。不歸檔的檔案材料的範圍 一、上級機關的檔案材料 1.上級機關任免、獎懲非本單位工作人員的檔案和普發供參閱不辦的檔案材料; 2.上級機關發來供工作參考的抄件; 3.上級機關征求意見稿或討論未定稿的檔案。 二、本單位的檔案材料 1.重份檔案; 2.無查考利用價值的事務性、臨時性檔案; 3.未經領導簽發的文電草稿，一般性檔案的歷次修改稿(定稿除外); 4.未經會議討論，未經領導審閱，批准及未生效的檔案材料; 5.無特殊儲存價值的信封，一般性表態、詢問一般性問題，提出一般性建議或意見的人民來信; 6.本單位及內部組織機構互相抄送不應履行公文的檔案材料; 7.爲參考目的從各方面蒐集的檔案材料; 8.單位負責人兼任外機關職務形成的與本單位無關的檔案材料; 9.從正式檔案摘錄的供工作參考非證明材料。 三、同級機關和非隸屬機關的檔案材料 1.參加非主管機關召開的會議不需要貫徹執行和無參考價值的檔案材料; 2.非隸屬機關抄送的不需要辦理的檔案材料。 四、下級機關的檔案材料 1.下級機關送來參閱簡報，情況反映，不應抄報或不須備案的檔案材料; 2.越級抄送的一般不須辦理的檔案材料; 3.下級機關抄報的一般性檔案材料。
