公司標準採購作業細則
第一條 採購部門
依所採購材料不同分由不同部門負責。
1．常備材料和訂貨生產用料由____部門負責；
2．預備材料由____部門負責；
3．其他用料由____部門或____部門負責。
第二條 採購單
1．採購經辦人員應根據各部門提交的用料計劃，參酌庫存情況開立採購單，並註明材料的品名、規格、數量、需求日期及注意事項經主管審覈後根據採購核決權限呈核並編號（由各部門依事業部別編訂），“採購單（內購）（外購）”附”採購案件寄送清單”送採購部門。
2．採購單的撤銷
採購案件的撤銷應立即由原採購部門通知採購部門停止採購，同時於“採購單（內購）”或“採購單（外購）”第一、二聯加蓋紅色“撤銷”的戳記及註明撤銷原因。
第三條 採購作業方式及作業處理期限
1．除一般採購作業方式外，採購部門可依材料使用及採購特性，選擇下列一種最有利的方式進行採購：集中計劃採購和長期報價採購。
2．採購作業處理期限
採購部門應依採購地區、材料特性及市場供需，分類制定材料採購作業處理期限，通知各有關部門以便參考，遇有變更時，應立即修正。
第四條 採購作業處理流程
一、境內採購
境內採購由國內採購部門負責辦理。其具體處理流程如下：
1．詢價、比價、議價
（1）採購經辦人員接獲“採購單（內購）”後應依採購案件的緩急，並參考市場行情及過去採購記錄或廠商提供的資料，需精選三家以上的供應商辦理比價或經分析後議價。
（2）對於廠商的報價資料經整理後，經辦人員應深入分析後，以電話等聯絡方式向廠商議價。
2．呈核及核決
採購經辦人員詢價完成後，於“採購單”詳填詢價或議價結果及擬訂“訂購廠商”“交貨期限”與“報價有效期限”經主管審覈，並依採購核決權限呈核。
國內採購核決權限規定如下：
原物料：
（1）採購金額預估在_____萬元以上者，由_____核決。
（2）採購金額預估在_____萬元至_____萬元者，由_____核決。
（3）採購金額預估在_____萬元以上者，由_____核決。
財產支出：
（1）採購金額預估在_____萬以下者，由_____核決。
（2）採購金額預估在_____萬至_____萬元者，由_____核決。
（3）採購金額預估在_____萬元以上者，由_____核決。
總務性用品：
（1）採購金額預估在_____萬以下者，由_____核決。
（2）採購金額預估在_____萬至_____萬元者，由_____核決。
（3）採購金額預估在_____萬元以上者，由_____核決。
附註：凡列入固定資產管理的採購項目應以“財產支出”核決權限呈核。
3．訂購
採購經辦人員接到經核決的“採購單”後應以“訂購單”向廠商訂購，並以電話或傳真確定交貨（到貨）日期，同時要求供應商於“送貨單”上註明“採購單編號”及“包裝方式”。
4．進度控制及事務聯繫
（1）國內採購部門應分詢價、訂購、交貨三個階段，以”採購進度控制表”控制採購作業進度。
（2）採購經辦人員未能按既定進度完成作業時，應填制“進度異常反應單”並註明“異常原因”及“預定完成日期”，經呈主管覈示後轉送採購部門，依採購部門意見擬訂對策處理。
5．整理付款
（1）物料管理部門應按照已辦妥收料的“採購單”連同“材料檢驗報告表”送採購部門，經與發票覈對無誤，於翌日前由主管核章後送會計部門。會計部門應於結帳前，辦妥付款手續。
（2）短交應補足者，採購部門應依照實收數量，進行整理付款。
（3）超交應經主管覈示始得依照實收數量進行整理付款，否則僅依訂貨數付款。
二、境外採購
境外採購由國外採購部門負責辦理，其進口庶務由業務部門辦理。其具體處理流程如下：
1．詢價、比價、議價
外購部門依“採購單（外購）”的需求日及急緩件加以整理，並依據供應廠商資料，並參考市場行情及過去詢價記錄，以電話或傳真方式進行詢價作業，應向三家以上供應廠商詢價、比價或經分析後議價。
2．呈核及核決
（1）比價、議價完成後，外購部門應填制“採購單（外購）”，擬訂“訂購廠商”“預定裝船日期”等，連同廠商報價資料，送採購部門依採購核決權限核決。
（2）核決權限：採購金額以CIF美元總價摺合在_____萬（含）以下者由經理核決；採購金額以CIF美元總價摺合超過__元以上者由總經理核決。
3．訂購與合同
“採購單（外購）”經核決送回外購部門後，即向廠商訂購併辦理各項手續。
4．進度控制及異常處理
外購部門應以“採購單（外購）”及“採購控制表”控制外購作業進度。
5．進口事務、關務
境外採購還涉及到進口的事務和關務，負責人需根據相關法律規定完成以下流程，具體包括：進口簽證前（“採購單（外購）”覈准後）的專案申請；進口簽證；進口保險；進口船務；進口結匯；稅務；修改輸入許可證、信用狀；裝船通知和提貨檔案的提供；進口報關；報關進度控制以及公證等。
6．索賠
（1）外購部門接到收貨異常報告時，應立即填制“索賠記錄單”連同索賠資料交索賠經辦部門辦理。
（2）以船公司或保險公司爲索賠對象者，由進口單位辦理索賠；以供應廠商爲索賠對象時，由外購部門辦理索賠。
（3）索賠案件辦妥後，“索賠記錄單”應依原採購核決權限呈核後歸檔。
7．退貨或退換
（1）外購材料須予退貨或退換時，外購部門應適時通知進口單位依政府規定期限向海關申請。
（2）復運出口、進口的有關事務，外購部門應負責辦理，其出口進口簽證、船務、保險報關等事務則委託出口單位及進口單位配合辦理。
（3）退換的材料進口時依本節有關規則辦理。
第五條 價格及質量的複覈
1．價格複覈與市場行情資料提供
採購部門應調查主要材料的市場與行情，並建立廠商資料，作爲採購及價格審覈的參考。
2．質量複覈
採購單位應就企業內所使用的材料質量予以複覈（如材料選用、質量檢驗）等。
第六條 附則
本辦法經_____覈准後實施，增設修訂亦同。
本辦法最終解釋權歸本公司。
